Da bi osoba bila uvrštena u evidenciju nestalih osoba potrebno je da se radi o osobi:
- čija je sudbina, odnosno mjesto ukopa posmrtnih ostataka nepoznato
- koja je u trenutku nestanka imala hrvatsko državljanstvo ili prijavljeno prebivalište, odnosno boravište na području Republike Hrvatske ili osobi stranog državljanstva koja ima status hrvatskog branitelja iz Domovinskog rata
- čiji je nestanak ili stradavanje vezano uz Domovinski rat
- da je tražitelj prijavio nestanak, odnosno ispunio odgovarajući upitnik o traženoj osobi
